MYG RENT A CAR 6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (KVKK) BİLGİLENDİRME VE AYDINLATMA METNİ
Başarı öncelikli çalışma anlayışımız ile yüzde yüz müşteri memnuniyeti odağında satış ve servis çalışmalarımızda sürekliliği sağlamanın yanı sıra, etik değerleri benimsemiş ve aidiyet duygusuna sahip personelimizle; şirketimiz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”)’na ve ilgili mevzuata uygun olarak, kişisel verilerinizin işlenmesine, korunmasına büyük önem vermektedir.
Veri sorumlusu olan şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Kanunun 10. maddesi uyarınca; şirketimiz faaliyetleri kapsamında, müşteriler, potansiyel müşteriler, tedarikçiler, hizmet sağlayıcıları ile çalışanları ve temsilcileri, iş ortakları, şirket ortakları, çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler, kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk tüzel kişilerinin çalışanları ve ilgili üçüncü kişileri kapsayacak şekilde oluşturulan politikalar ve işbu aydınlatma metni ile sizleri bilgilendiriyoruz.
Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (“Kanun”) 10 uncu maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla MYG RENT A CAR (“Şirket”) tarafından hazırlanmıştır.
1-Veri Sorumlusu:
MYG RENT A CAR (*** TÜRKİYE***); 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 3. maddesinde tanımlanan “Veri Sorumlusu” sıfatıyla kişisel verilerinizi işlemektedir.
2-Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği:
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında toplanan kişisel verileriniz, kanunda öngörülen ilkelere uygun olarak, tamamen veya kısmen, otomatik olarak veyahut herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilerek, kaydedilerek, depolanarak, değiştirilerek, yeniden düzenlenerek, işlenmektedir. Kişisel verileriniz, şirket faaliyetleri kapsamında aşağıdaki amaçlar doğrultusunda ilgili mevzuata uygun olarak işlenmektedir.
Buna göre;
Şirketimizin MYG Rent A Car faaliyetleri kapsamında araç kiralama işlemleri, kiralama rezervasyon, araç teslimat hizmetlerinin gerçekleştirilmesi, MYG Rent A Car olarak satış sonrası destek hizmetlerini yerine getirilmesi, - Bireysel ve filo araç kiralama hizmetlerini gerçekleştirmek,
Araç Sigorta ve Kasko hizmetleri. Araç kiralama sonrası hasar süreçlerinin takibi,
Araç satışı kapsamında kredi finansman hizmetleri, yol yardım, hizmetlerini gerçekleştirmek,
İkinci el araç satış işlemlerini gerçekleştirmek,
Şirket hizmetlerini geliştirmek, kurumsal gelişim faaliyetlerinin sürdürülmesi, reklam ve pazarlama faaliyetlerinin sürdürülmesi,
Müşteriye bağlı süreçlerin, araç garanti süreçlerinin yürütülmesi,
Şirketin finans ve muhasebe, idari, hukuki, teknik iş süreçlerini sürdürmek,
Yasal düzenlemeler gereğince, araç tescil işlemlerinin gerçekleştirilmesi, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile araç kiralama bilgilerinin paylaşılması, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
Müşteri memnuniyetinin sağlanması, müşterilerin talep ve şikayet süreçlerinin sürdürülmesi,
İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi, çalışma başvuru süreçlerini yerine getirmek, çalışanlar bakımından özlük dosyalarının oluşturulması, mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi, şirket ücret politikasının belirlenmesi,
Şirketin müşterileri, bayileri, potansiyel müşterileri, tedarikçileri, çalışanları ve hukuki ilişki içinde bulunduğu ilgili üçüncü kişiler ile yapmış olduğu veya yapacağı sözleşmeler ve protokollerin yapılması ve ifasının sağlanması,
KVK Kanunu kapsamında KVK Kurumu nezdindeki iş ve işlemleri, süreçleri yürütmek,
Şirketin üçüncü kişilerle olan hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü,
Şirket faaliyetleri ile ilgili internet sayfamızı kullanmanız, şirket iletişim bilgileri vasıtasıyla iletişimin sağlanması, internet sayfamızdaki formları doldurmanız için gerekli süreçlerin sürdürülmesi,
Ürün ve hizmetler ile ilgili olarak, ilgili kişi ve kuruluşlara satış işlemlerinin yapılması, satış işlemlerinin takip edilmesi, kredi kartı, çek, senet ve diğer ticari ödeme araçları ile bankacılık işlemleri ve ödeme süreçlerinin gerçekleştirilmesi,
Şirkete ait bina ve eklentilerinin fiziksel güvenliğinin sağlanması, personelin işe davam süreçlerinin takibi, şirket bina giriş-çıkışlarının kontrolünün sağlanması,
Amaçlarıyla, kişisel verileriniz KVK Kanunun 4., 5. ve 6. maddelerine uygun olarak belirlenen şartlar ve amaçlar doğrultusunda işlenmektedir. Kişisel verileriniz, şirketimizin faaliyetleri dışında başka bir amaçla kullanılmamaktadır. Yukarıda yazılı amaçlar doğrultusunda, şirket
faaliyetleri ile sınırlı olmak üzere, aşağıda yazılı kişisel verileriniz işlenmektedir.
Kimlik bilgileriniz (T.C./Yabancı Kimlik No, adınız ve soyadınız, doğum yeri ve tarihi, anne ve baba adınız, medeni haliniz, cinsiyetiniz, pasaport ve sürücü belgesi üzerinde yer alan bilgiler, nüfus kimlik belgeniz veya kimlik paylaşım sistemi üzerinde yer alan diğer nüfus kimlik bilgileri)
İletişim bilgileriniz (telefon numaralarınız, iletişim adresi, e-posta adresiniz )
Lokasyon bilgileriniz (Araç plaka bilgileri, adres, bulunduğunuz yerin konum bilgileri)
Özlük Bilgileri (İş sözleşmesi, eğitim, diploma bilgileri, sertifika bilgisi, SGK işe giriş, çıkış bildirgesi, GSS giriş bilgileri, aile durum bildirgesi üzerinde yazılı kimlik bilgileri, bakmakla yükümlü olduğu kişiler, eş, çocuk yakınlık bilgisi, aile bireylerinin nüfus kayıt bilgileri, işin niteliğine göre alınan zimmet belgesi, çalışma belgesi, istifa, fesih, kıdem ve ihbar tazminatı bordrosu, maaş bordro bilgileri, disiplin soruşturması bilgileri, SGK sicil no, hizmet dökümü, özgeçmiş bilgileri, izin bilgileri, personel performans değerlendirme raporları, iş kazası bilgileri, iş başvuru formunda yer alan bilgiler, referans, bilgileri, Banka hesap bilgileri, IBAN numarası bilgisi) Hukuki İşlem Bilgileri (Adli makamlarla yapılan yazışmalardaki kişisel bilgiler, dava ve icra dosyalarındaki bilgiler)
Müşteri İşlem Bilgileri (Kiralanan araca ilişkin araç ruhsatı, aracın marka, modeli, rengi, motor, şasi numarası, plaka bilgileri, fatura, satış bedeli, sigorta, kasko poliçesi üzerindeki kişisel bilgiler, maluliyet raporu, engellilik durum belgeleri, vasi atanmasına dair karar ve bilgiler, vekaletname, temsil belgeleri, imza sirküleri, trafik tescil, takip belgeleri, araç bakımı ve servis hizmetleri kapsamında doldurulan formlar, alınan kimlik, iletişim, lokasyon, araç ruhsat, sigorta, ekspertiz, hasar, banka, ödeme bilgileri)
Sosyal Medya ve İnternet Satış Siteleri üzerinden paylaşılan bilgiler ( Müşterilerin sosyal medya hesaplarımızı kullanarak paylaştıkları bilgiler, araç kiralama işlemlerine aracılık eden internet siteleri vasıtasıyla paylaşılmasına onay verilen bilgiler, araç plaka, ruhsat, iletişim, konum, banka, ödeme, finans bilgileri)
Fiziksel Mekan Güvenliği Bilgileri (Çalışan, müşteri, potansiyel müşteri, tedarikçi ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, işyeri ve eklentilerini, showroom, ofislerimizi ziyaret etmeniz halinde kamera kayıt görüntüleriniz, otoparkımızı kullanmanız halinde araç plaka bilgileriniz, doldurmuş olduğunuz formlarda yer alan bilgiler)
Mesleki deneyim bilgileri (Öğrenim bilgileri, diploma bilgileri, çalışma hayatı, referans bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, sürücü belgesi, bildirilen formlardaki diğer bilgiler)
Görsel Kayıtlar (Doldurulan, basılı formlar, evrak ve resmi kimlik belgeleriniz üzerinde yer alan fotoğraf bilgisi, işe başvuru ve şirket faaliyetleri kapsamında gerektiğinde alınan fotoğraflar, reklam, pazarlama, şirket kampanyalarında internet sayfası, sosyal medya hesaplarımız veya üçüncü taraf sosyal medya mecralarında kullanılan, paylaşılan fotoğraflarınız, kamera kayıtlarındaki görüntüleriniz)
Sağlık Bilgileri ( Sağlık Raporları, Kan grubu bilgisi, kişisel sağlık ve fiziksel engellilik durum bilgileri)
Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirlerine dair bilgiler (Sabıka kaydı, hükümlülük, adli durum bilgileri)
Araç kiralama için gerekli olan kimlik, iletişim, konum, finans bilgileri, banka hesap numaraları, IBAN numarası, kredi kartı bilgileri, fatura bilgileri, kredi, sözleşme, çek, senet bilgileri, alım-satım, vekaletname, imza sirküleri, kiralama hizmetlerimiz sebebiyle edindiğimiz kişisel veriler,
Gayrimenkul kira sözleşmesi kapsamında kira sözleşmeleri üzerinde yer alan, kimlik, iletişim, lokasyon, banka, finans bilgileri, imza sirküleri, sözleşme bilgileri,
Kurumsal çağrı hizmetleri vasıtasıyla elde edilen bilgiler, elektronik posta, mektup veya sair iletişim araçları ile elde edilen kişisel bilgileriniz.
3- İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Şirketimizce işlenen kişisel verileriniz, 6698 sayılı KVK Kanununun 8., 9. maddelerine uygun olarak aşağıda yazılı amaçlarla ilgili gerçek ve tüzel kişilere aktarılmaktadır.
Buna göre;
Şirketimizin, Şirket faaliyetleri ile sınırlı olarak; müşterilerimize, iş ortaklarımıza, hizmet sağlayanlarımıza, tedarikçilerimize, ifa yardımcılarımız ve alt yüklenicilerimize, ortak işbirliği sağlanması amacıyla grup şirketlerimize,
İlgili mevzuatlarda öngörülen yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve güvenliğin sağlanması amacıyla ilgili Emniyet Müdürlükleri, Gelir İdaresi Başkanlığı, Vergi Daireleri, Maliye, SGK olmak üzere ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına,
Araç satış, tescil işlemlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla Trafik Tecil Müdürlüklerine,
İlgili kişilerin iş sağlığı ve güvenliği süreçlerini gerçekleştirmek amacıyla, iş sağlığı ve güvenliği önlemleri kapsamında, çalışanların sağlık bilgilerinin ilgili sağlık hizmeti alınan kişi ve kuruluşlara ve sigorta şirketlerine,
İlgili kişilerin finansal işlemlerini gerçekleştirmek amacıyla bankalara, finans kuruluşlarına, kamu ve özel hukuk tüzel kişilerine, kamu görevlilerine,
Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda ve hukuki uyuşmazlıklarda, talep halinde ve mevzuat gereği talep amacıyla sınırlı olarak savcılıklara, mahkemelere, icra dairelerine ve ilgili yasal kurum ve kuruluşlara,
Şirketimiz bünyesinde kullanılan bilgisayar işletim sistemleri ve bilgisayar programlarının kurulması, programların bakım ve onarım işlemlerinin yapılabilmesi amacıyla yurtiçi ve yurtdışında bulunan yazılım, donanım, bilişim ve teknoloji firmalarına,
Şirkete ait elektronik verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla, bilgi işlem, teknoloji firmalarına, aktarılmaktadır.
Özel nitelikli kişisel verilerin yurtiçinde aktarılmasın da ise, ilgili kişinin açık rızası alınmak suretiyle, sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler bakımından kanunlarda öngörülen hallerde kişisel verileriniz aktarılabilmektedir.
Şirketin sıfır, ikinci el araç satış işlemlerini gerçekleştirmek, araç bakım, onarım, servis hizmetlerini, araç satış sonrası destek hizmetleri yerine getirmek, yol yardım, sigorta, kasko hizmetleri, bireysel, filo araç kiralama, kredi, finansman hizmetlerini gerçekleştirmek amacı ile sınırlı ve bağlantılı olarak otomotiv firmalarına, internet üzerinden satış, pazarlama yapan üçüncü taraf araç alım-satım işlemlerine aracılık eden (sahibinden.com, arabam.com gibi ) internet sitelerine, sigorta şirketlerine, noterlere, bankalara, finans kuruluşlarına kişisel verileriniz aktarılmaktadır.
Taşınmaz malvarlığı işlemlerinin yönetilmesi, takibi amacıyla adli makamlara, belediyelere, vergi dairelerine, bankalara, tapu ve kadastro müdürlüklerine,
Satış, pazarlama ve reklam amaçlı olarak şirket menfaatleri gereği reklam ve pazarlama şirketleri ile ilgili üçüncü kişilere kişisel verileriniz aktarılmaktadır.
Yukarıda sayılan ilgili kişi grupları ile birlikte, eksperlere, danışmanlara, acentelere, aracı firmalara, şirketimizin çalışanları, şirket ortakları, hukuk, mali ve vergi danışmanları, denetçileri, şirket faaliyetleri kapsamında hizmet sağlayıcıları, kamu kurumlarına, bakanlıklar, yargı mercileri gibi yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile ödeme hizmet mevzuatı hükümlerinin izin verdiği kişi, kurum ve kuruluşlara mevzuata uygun ve aktarım amacı ile sınırlı olmak üzere kişisel verileriniz aktarılmaktadır.
4. Yurtdışına Veri Aktarımı :
KVK Kanununun 4/2. maddesinde düzenlenen ilkeler uyarınca kişisel verilerini işlemiş olduğumuz ilgili kişilerden ayrı ayrı toplanmak olmak üzere işlenen kişisel veriler ile ilgili Açık Rıza Metinleri almak suretiyle veya Kanunun 5/2., 6/3. maddelerinde öngörülen hallerde, açık rıza aranmaksızın, Kanunun 9. maddesindeki kurallar uyarınca, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından tespit edilecek yeterli korumaya sahip yabancı ülkeler ilan edildikten sonra, sadece bu ülkelerde yerleşik kişi ve kuruluşlara, yeterli korumanın bulunmadığı tespit ve ilan edilen ülkeler için ise, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettikleri ve ilgili aktarım açısından KVK Kurulundan gerekli izinler alınarak sınırlı olmak kaydıyla aktarılabilecektir.
Bu kapsamda, 6698 sayılı yasanın öngördüğü sınırlar çerçevesinde, gerekli tüm tedbirler alınarak, Kurumumuz ile olan hukuki ilişkiniz ve faaliyetiniz kapsamında kişisel bilgileriniz, mevzuata uygun ve aktarım amacı ile sınırlı olarak yurtdışına aktarılabilecektir.
5-Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebepleri:
Kişisel verileriniz; şirket faaliyetleri kapsamında, belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere, başvuru formlarının doldurulması, sözleşmeler, matbu formların düzenlenmesi, elektronik ortamda ise kullanılan teknolojik yazılım programları üzerinden üyelik oluşturma, e-posta, başvuru formlarının doldurulması, özlük dosyalarının oluşturulması, sözleşmelerin düzenlenmesi, ifası, muhasebe, mali ve sosyal hakların tesisi ve sürdürülmesi için finans bilgilerinin işlenmesi, satış işlemlerinin gerçekleştirilmesi, kurumsal gelişimin sağlanması amacıyla alınan kişisel verilerin işlenmesi, şirket bina ve eklentilerinin, internet sitesinin ziyaret edilmesi, mobil uygulamalarının kullanılması, çağrı hizmetlerimizi aranması, şikayet yönetim sistemleri, Pazar araştırma şirketleri ve referans yöntemleri kullanılarak, alınan açık rızanız nedenleriyle, şirket çalışanlarının performanslarının değerlendirilmesi amacıyla personel devam kontrol sistemi olan parmak izi sisteminin kullanılması, şirket bina ve eklentilerinde iç ve dış mekan güvenliğini sağlamak amacıyla görüntülü kamera kayıt sisteminin kullanılması suretiyle, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenmekte ve toplanmaktadır.
Şirketimizin tabi olduğu yasal düzenlemelere uygun olarak, şirketimizce ürün ve hizmetlerin sunulabilmesi ve bu kapsamda şirketimizin sözleşmeler ve yasal mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi amacıyla, kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz kural olarak ilgili kişinin açık rızasına dayalı olarak işlenmektedir.
Ayrıca, şirketimiz ile irtibatınız kapsamında aşağıdaki hallerde açık rıza aranmaksızın kişisel verileriniz işlenmektedir.
Şirketimiz ile üçüncü gerçek ve tüzel kişiler arasındaki sözleşmelerin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
Şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
Kişisel verinin, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Kanunlarda açıkça öngörülmesi sebebiyle,
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Yasasının 5. ve 6. maddelerine, Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğin 5/1-h. maddesine uygun olarak belirtilen amaçlara sınırlı olarak işlenmekte, toplanmakta ve aktarılmaktadır.
6- Kişisel Veri Sahibinin Hakları ( Başvuru Hakkı ) :
6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanununun “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11 inci maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe(3) göre veri sorumlusu olarak MYG RENT A CAR adresine, Kişisel Veri Sahibi olan ilgili kişinin ekte yer alan BAŞVURU FORMUNU doldurarak, formun imzalı bir nüshasını şirket adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, Güvenli Elektronik İmza, mobil imza ya da şirketimize bildirdiğiniz ve şirketimiz sisteminde kayıtlı bulunan Elektronik Posta adresini kullanmak suretiyle info@mygrentacar.com adresine e-posta göndererek, İlgili kişinin Şahsi Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresini kullanarak, şirketimize ait Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresine (info@mygrentacar.com) elektronik posta göndererek, yapacağınız şahsi başvuru ile, Noter vasıtasıyla yapacağınız başvuru veya KVK Kurumunun belirlediği yöntemlerle ile iletebilirsiniz.
Kanunun 11. maddesi uyarıca; herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili olarak;
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
KVKK’ nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi, yok edilmesi halinde bu işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.
6698 sayılı KVK Kanunu 13/1. maddesi uyarınca, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak amacıyla yapacağınız başvurularınızı yazılı olarak veya KVK Kurumunun belirlediği yukarıda yazılı yöntemlerle Şirketimize iletmeniz gerekmektedir. Şirketimiz, başvuruda yer alan taleplerinizi,
talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret talep edilecektir. Bu kapsamda ilgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilmesi halinde, on sayfaya kadar ücret alınmayacak, on sayfanın üzerindeki her bir sayfa için 10 TL işlem ücreti alınacaktır. Başvuruya karşı verilecek cevabın CD, flaş bellek gibi elektronik kayıt ortamında verilmesi halinde şirketimiz tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının gerektirdiği maliyet miktarını geçmeyecektir.
